"Lösungswege Corona" (Teil 3): Wie digitale Workshops motivierend und wirkungsvoll gestaltet werden

"Lösungswege Corona" (Teil 3): Wie digitale Workshops motivierend und wirkungsvoll gestaltet werden

Homeoffice und Beschränkungen - für viele kommunale Unternehmen eine Situation, die es aktuell zu meistern gilt. Und vor allem für Führungskräfte eine schwierige Aufgabe. Denn fast alle Workshops wurden zur Vermeidung persönlicher Kontakte ersatzlos gestrichen.

Dabei ist gerade jetzt das gezielte Entwickeln von Plänen und Strategien sowie ein gut strukturierter Austausch untereinander unerlässlich. 


In einer neuen Serie berichten wir über die Auswirkungen der Corona-Krise auf die Kommunalwirtschaft und stellen zukunftsweisende Lösungswege und Best-Practice Beispiele aus dem KommunalDigital-Netzwerk vor. Der dritte Teil unserer Serie verrät die Erfolgsrezepte für digitale Workshops und virtuelle Teamarbeit.


Gerade wenn es um komplexe Fragen geht, wenn Strategien neu gedacht und Lösungen gefunden werden sollen, aber auch wenn sich Teams auf einen gemeinsamen Weg in die neue Normalität verständigen müssen, sind Workshops das geeignete Format.  

Aber ist es möglich, eine schon länger geplante Präsenzveranstaltung auch online stattfinden zu lassen, statt sie einfach abzusagen oder auf unbestimmte Zeit zu verschieben? Die Antwort lautet eindeutig Ja. Denn dass man in virtueller Form auch mit vielen Teilnehmern zusammenarbeiten kann, hat der bundesweit abgehaltene WirVsVirus-Hackathon der Bundesregierung gezeigt. 

 

Strategie-Arbeit ohne Flipcharts, Stifte & Co. 

Gemeinsam mit einem Kommunalen Versorgungsunternehmen aus Mitteldeutschland entstand deshalb bei Lots* Gesellschaft für verändernde Kommunikation mbH die Idee, einen 3-stufigen Strategieprozess als digitalen Workshop zu planen und vollständig Remote zu gestalten.  

Die durch die Corona-Lage fehlenden Einnahmen bei gleichbleibenden Fixkosten und die bestehende Unsicherheit über die finanziellen Belastungen der kommenden Monate, sind Ausgangspunkt für den Strategieprozess.  

Als Ziele wurden festgelegt: 

  • Herausforderungen in Bezug auf Produkt, Kundenservice und Personalführung identifizieren
  • Bestehende strategische Ziele auf ihre Relevanz überprüfen und diese neu denken bzw. an die aktuelle Entwicklung anpassen
  • Handlungsfelder identifizieren und konkrete Maßnahmen entwickeln 

 

Verteiltes Team – gemeinsames Arbeiten 

Mit einer Webcam vor dem Whiteboard ist virtuelles Arbeiten allerdings nicht getan. Denn: “Das Verlegen von gemeinsamen Arbeiten in den digitalen Raum hat viel mit kulturellem Wandel zu tun. Beim virtuellen Arbeiten von zuhause kommt es noch viel mehr als im Büro auf Kreativität, Eigenverantwortung und Selbststeuerung an.”, erläutert Jörg Müller, Geschäftsführer und Moderator, die Herausforderungen vor denen die Teilnehmenden am digitalen Strategie-Workshop standen. 

Um Menschen aus ihren Home-Offices für Stunden in einem Online-Meeting aufmerksam und bei Laune zu halten, werden digitale Workshops anders gedacht. Marianne Großmann, Beraterin und Co-Moderatorin, verweist auf drei essentielle Punkte: 

  • ein bis ins kleinste Detail geplanter Ablauf,  
  • sinnvolle Kombination interaktiver online Formate, 
  • detaillierte Vorbereitung. 

Und anders als bei Präsenzformaten ist eine ausführliche Generalprobe inkl. Technik-Check mit allen Teilnehmenden mehr denn je von Bedeutung. “Denn nichts ist frustrierender für die Teilnehmenden, als wenn es am Workshop-Tag nicht losgehen kann, weil die Technik streikt.”, erläutert Marianne Großmann.  

Um Engpässe bei der technischen Ausstattung der Teilnehmenden zu umgehen, stellen die Moderator*innen von Lots* bei Bedarf im Vorfeld komplett konfigurierte Laptops und Tablets für die Teilnehmenden zur Verfügung.

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© Lots* Gesellschaft für verändernde Kommunikation mbH

Nähe als Erfolgsfaktor 

Vom persönlichen Kontakt und von geübten haptischen Lern- und Moderationstechniken auf ein rein virtuelles Arbeiten umzustellen, fordert alle Beteiligten heraus. Damit belastbare Strategien durch ein dezentral arbeitendes Team entwickelt werden, waren bei der Planung und Gestaltung digitaler Formate nicht nur technische Gesichtspunkte zu berücksichtigen. Soziale Aspekte spielten eine ebenso wichtige Rolle. Auch hier sind drei Punkte essentiell: 

  • Akzeptanz für digitale Formate: Es braucht ein Klima, das Teilnehmenden den Wandel der Meeting-Kultur als Chance vermittelt. 
  • Mitarbeitende emotional mitnehmen: Es braucht ein Umfeld, das Unsicherheiten in Bezug auf rein virtuelles Arbeiten ausbalanciert. 
  • Zusammenhalt der Gruppe stärken: Teilhabe ermöglichen, um gemeinsame Energie und virtuellen Austausch im Team zu fördern.

 

Fazit 

Präsenzveranstaltungen auch online stattfinden zu lassen, ist nicht nur möglich, sondern auch sinnvoll. Die Zusammenarbeit im digitalen Raum ist vor allem eine Frage der Gewöhnung und auch die Technik bindet nach kurzer Übung nicht mehr so viel Aufmerksamkeit. Das gemeinsame Arbeiten auf digitalen Whiteboards eröffnet wesentlich mehr Möglichkeiten als das Arbeiten mit Metaplanpapier und spart vor allem Zeit in der Nachbereitung. Denn das im Online-Workshop dokumentierte Ergebnis steht unmittelbar nach dem Event auf einer gemeinsamen Dokumentenablage für alle Teilnehmenden zur Verfügung. 

 

Kostenloses Tutorial für KommunalDigital-Mitglieder 

Für die Mitglieder des VKU und der Plattform “KommunalDigital” bietet Lots* Gesellschaft für verändernde Kommunikation mbH ein kostenfreies einstündiges Live-Tutorial an.  

Das Tutorial vermittelt einen intensiven Eindruck zu Funktionsweisen digitaler Whiteboards, gibt einen Live-Einblick in die Funktionsweise von online Gruppenarbeit und stellt Tools vor, die für die Durchführung von digitalen Workshops wirklich geeignet sind. Technische Voraussetzungen sowie wichtige organisatorische und soziale Komponenten werden ebenfalls besprochen. 

Für eine individuelle Terminabsprache nutzen Sie bitte das Kontaktformular, das auf dem Profil von Lots* hinterlegt ist. 

 

>> Zum Profil von Lots* Gesellschaft für verändernde Kommunikation

>> Zum Marktplatzangebot “Digitale Workshops”  

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