Die Stadtwerke Pforzheim (SWP) haben Anfang 2024 eine einjährige Testphase für die “4-Tage-Woche Flex” gestartet. Bei diesem neuen Arbeitszeitmodell werden im 4-Wochenrhythmus zwei freie Tage generiert bei vollem Lohnausgleich. Ziel ist es, die Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern und gleichzeitig die Effizienz zu erhöhen. Dieser Schritt ist Teil eines umfassenden Kulturwandels, den die SWP seit 2020 durchführen.

Das Modell zielt unter anderem darauf ab, die Fluktuations- und Krankheitsquote zu senken, die Mitarbeiterzufriedenheit durch mehr Freizeit zu steigern und die Arbeitgebermarke zu stärken. Zudem müssen Mitarbeiter:innen und Führungskräfte ihre Arbeitsprozesse an die verkürzte Arbeitszeit anpassen, dabei sind eine enge Zusammenarbeit und klare Absprachen innerhalb der Teams unerlässlich.

Während der Testphase der 4-Tage-Woche Flex bei den Stadtwerken Pforzheim (SWP) wurden regelmäßig Daten erhoben und das Modell entsprechend angepasst. Die vorläufigen Ergebnisse sind vielversprechend: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reagieren positiv auf die verkürzte Arbeitszeit, die Fluktuation sowie Krankheitsraten sind gesunken und die Anzahl der Bewerbungseingänge hat sich erhöht. Sowohl Angestellte als auch Führungskräfte loben die verbesserte Arbeitsqualität, höhere Motivation und bessere Teamarbeit. Die Work-Life-Balance profitiert ebenfalls.

Aufgrund dieser positiven Trends wurden einige Anpassungen am Modell vorgenommen. Im September 2024 wird eine weitere Befragung darüber entscheiden, ob das Modell fortgeführt wird. Herbert Marquard, Geschäftsführer der SWP, betont die Bedeutung der Anerkennung der geleisteten Arbeit und die Positionierung als attraktiver Arbeitgeber zur Erreichung der Nachhaltigkeitsziele. Die Innovationskraft und das Engagement der Mitarbeiter:innen sind dabei zentrale Erfolgsfaktoren.

Attraktivität als Arbeitgeber

Die Stadtwerke Pforzheim standen noch im Jahr 2019 vor finanziellen Herausforderungen. Dank der engagierten Mitarbeit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konnten mit der Überarbeitung der Organisationsstruktur, der Entwicklung neuer Strategien und der Einführung der Digitalisierung die Weichen für ein finanziell gesundes Unternehmen gestellt werden. Die 4-Tage-Woche FLEX ist ein Zeichen der Wertschätzung für die SWP-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die die SWP in schwierigen Zeiten unterstützt haben. Die gesamte Belegschaft soll mehr Zeit für sich und ihre Familien haben, gleichzeitig soll die Fluktuations- und Krankheitsquote gesenkt werden, wie Studien aus England bereits belegen. Darüber hinaus soll es die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung erhöhen und die Attraktivität der SWP als Arbeitgeber stärken.

Für den Erfolg des Modells wurden klare Erwartungen an Mitarbeitende und Führungskräfte formuliert. Die Mitarbeiter:innen müssen ihre Arbeitsroutinen an die verkürzte Arbeitszeit anpassen, um die Effizienz zu steigern. Die Führungskräfte sollen das Modell aktiv mitgestalten, um die Vorteile und Herausforderungen zu verstehen und ihre Teams entsprechend zu unterstützen. Darüber hinaus wurden Projekte zur Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit initiiert.

Hierfür sind klare Absprachen innerhalb der Teams und Abteilungen unerlässlich, um den Betrieb und die Versorgungssicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus unterstützt ein eigens entwickeltes Personaleinsatzplanungstool die Einsatzplanung. Personalabteilung und Führungskräfte sind gefordert, Überstunden und unkontrollierte Mehrarbeit zu vermeiden. Die Personalabteilung wie auch die Führungskräfte sind darüber hinaus gefordert, darauf zu achten, dass keine zusätzlichen Stellen aufgrund der Vier-Tage-Woche FLEX beantragt werden oder beantragte Mehrarbeitsstunden aus dem Ruder laufen.

Intensiver Kulturwandel

Die Motivation hinter der Implementierung des Modells war, das Employer Branding zu stärken und einen internen Kulturwandel zu fördern. Die Stadtwerke Pforzheim wollen sich als attraktiver Arbeitgeber positionieren und die Unternehmenskultur modernen Anforderungen anpassen. Dazu zählt auch, bestehende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu binden und neue Talente zu gewinnen. Denn immer häufiger kam die Frage nach der 4-Tage-Woche in Vorstellungsgesprächen auf. Ebenso bemerkten wir in der Region, dass mehr und mehr kleinere Handwerksbetriebe ein ähnliches Modell anboten und somit zu einer weiteren Konkurrenz wurden.

Darüber hinaus durchlaufen die SWP bereits seit 2020 einen intensiven Kulturwandel, angestoßen durch unsere KulturWERKstatt, an dem die gesamte Belegschaft beteiligt ist, um die zukünftige Unternehmenskultur zu gestalten. In diesem offenen Prozess wurde auch die Frage nach neuen Arbeitszeitmodellen aufgeworfen. Vor diesem Hintergrund haben wir das Modell entwickelt, um ab 2024 die laufenden Prozesse und den Personaleinsatz für ein Vier-Tage-Flex-Modell zu testen.

Viele Vorteile

Basierend auf umfangreichen Recherchen in Büchern, Zeitungen und Studien wurden verschiedene Modelle der 4-Tage-Woche evaluiert. Es wurde schnell klar, dass wir ein Modell entwickeln mussten, das für alle Mitarbeiter:innen und Führungskräfte gleichermaßen vorteilhaft ist. Es sollte ein integratives Modell sein, das nicht nur für Beschäftigte in höheren Entgeltgruppen erschwinglich ist. Außerdem sollte die Umstellung schrittweise erfolgen, um den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich neu zu organisieren.

Nach Bekanntgabe auf der Betriebsversammlung im Mai 2023 waren neben der Personalabteilung, der Geschäftsführung und dem Betriebsrat alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingeladen, sich aktiv an der Erarbeitung und Gestaltung des neuen Arbeitszeitmodells zu beteiligen. In Workshops konnten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Anliegen und Wünsche einbringen. Anfangs gab es Bedenken, dass die gleiche Arbeitsmenge in der verkürzten Arbeitszeit nicht bewältigt werden könne. Allerdings stieg die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen durch konstruktives Feedback und anschließende Anpassungen stetig.

Das endgültige Konzept wurde im Oktober 2023 zusammen mit einer Betriebsvereinbarung und einem Personaleinsatzplanungstool verabschiedet. Ab diesem Zeitpunkt konnten sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter intensiv mit der Umsetzung und Planung auseinandersetzen. Im Zuge dessen wurde für die Monteure die neue Betriebsvereinbarung „Start aus der Mitte“ eingeführt, die es ihnen ermöglicht, Arbeitsaufträge direkt von zu Hause zu erhalten und von dort aus zu den Baustellen zu fahren. Auch für Schichtarbeiter wurde ein neues Schichtmodell entwickelt, damit auch sie von der 4-Tage-FLEX-Woche profitieren können.

Das Modell im Detail

Auf diese Weise konnte das FLEX-Modell der 4-Tage-Woche mit gutem Beispiel vorangehen. Bei diesem neuen Arbeitszeitmodell werden im 4-Wochenrhythmus zwei freie Tage für alle aktiv tariflich angestellten Mitarbeiter:innen und Führungskräfte generiert bei vollem Lohnausgleich. Auf eine klassische Fünf-Tage-Woche folgt in der Regel eine kürzere Vier-Tage-Woche. Dadurch reduziert sich die durchschnittliche Wochenarbeitszeit bei vollem Lohnausgleich für Vollzeitbeschäftigte von 39 auf 37 Stunden. Das Modell sieht konkret vor, dass die Beschäftigten einen freien Tag pro Monat als Zeitgutschrift vom Arbeitgeber erhalten, während sie ihren zweiten freien Tag vor- oder nacharbeiten. Auch Auszubildende profitieren von diesem Modell, indem sie alle vier Wochen einen freien Tag erhalten. Die tariflichen und gesetzlichen Vorgaben werden dabei eingehalten. Die Beschäftigten behalten ihren frei verfügbaren Urlaub von 30 Tagen.

Doch die SWP zeigen sich enorm flexibel: Mitarbeiter:innen, die nicht an der 4-Tage-Woche FLEX partizipieren möchten, haben die Wahlmöglichkeit, weiterhin eine klassische 5-Tage-Woche beizubehalten. Dies richtet sich vor allem an jene Mitarbeiter:innen, die aufgrund privater Umstände ihre tägliche Arbeitszeit nur schwer verlängern können. Sie profitieren dennoch von einer reduzierten Wochenarbeitszeit. Weiterhin wurde die Ansparung von Gleitzeitstunden neu geregelt. Die Ansparung der Gleitzeitstunden wurde eingeschränkt; dennoch ist eine flexible Handhabung für die Mitarbeiter:innen möglich diese stundenweise, aber nicht mehr tagesweise, abzugleiten. Dafür erhalten sie die freien Tage über die 4-Tage-Woche FLEX. Bei Fortführung dieses Modells in 2025 wird das Gleitzeitkonto zum Jahresende auf null gesetzt, um das Ziel, am Jahresende mehr oder weniger keine Rückstellungen mehr vornehmen zu müssen, zu erreichen.

Auch Urlaubsregelungen sowie die Verhaltensregeln bei Krankheit wurden in diesem Rahmen angepasst. So sind beispielsweise für eine Woche Urlaub inkl. des freien Tages fünf Urlaubstage einzureichen, da die Mitarbeitende weiterhin 30 Tage Urlaub p.a. erhalten. Selbiges gilt für Krankentage: Ist der Mitarbeiter:in eine Woche lang (inkl. des freien Tages) oder nur an dem freien Tag erkrankt, hat der Mitarbeiter:in entsprechende Krankenmeldungen vorzulegen. Dies ist auch wichtig, um die Entwicklung der Krankentage über die Jahre vergleichbar zu machen.

Wie geht es weiter?

Bereits zu Beginn der Pilotphase Anfang Januar 2024 wurde die Neuerung eng begleitet, analysiert und nachgesteuert. So wurden quartalsweise verschiedene KPIs erhoben, die sich ebenso in den jährlichen Zielvereinbarungen der Führungskräfte wiederfinden. Denn das gemeinsame Ziel soll sein: die 4-Tage-Woche FLEX zum Erfolg zu führen. Denn klar ist: Bei der Einführung eines solchen Arbeitszeitmodells sind die Führungskräfte in Sachen „Führung“ stark gefordert.

Was zeigen die ersten Ergebnisse: Die Fakten aus den Studien bspw. aus Großbritanien lassen sich durch die Erfahrungen bei SWP bestätigen. So haben sich Fluktuationsquoten wie Krankenquoten um 1-2 Prozentsätze direkt im 1. Quartal reduziert. Die angeordneten Mehrarbeitsstunden sind gleichgeblieben. Auch wurden keine zusätzlichen Stellen aufgrund der Einführung der 4-Tage-Woche FLEX angefordert. Zudem wurde eine sehr positive Entwicklung der Bewerbungseingänge festgestellt. Direkt im ersten Quartal kam es zu einer 100 % Steigerung eingesandter Bewerbungen, mit zum Großteil sehr guter Qualität.

In der ersten Mitarbeiterbefragung im April 2024 wurden die positiven Entwicklungen bestärkt: Teilgenommen haben über 82 % (über 420 MA/FK) der Mitarbeiter:innen und Führungskräfte, was das Interesse an dem Thema noch einmal unterstreicht. Dabei bewerten die Mitarbeitende und Führungskräfte alles in allem die 4-Tage-Woche FLEX als sehr positiv mit 1,89 (Schulnote), welches sich über die verschiedenen Zielgruppen (Teilzeit, Vollzeit, Führungskräfte, Rufbereitschaftler etc.) und Unternehmensbereiche zieht. Mit den festgelegten Rahmenbedingungen kommen über 352 Mitarbeitende/FK gut zurecht; lediglich 49 haben noch Schwierigkeiten in der Umsetzung. So wurde als Verbesserungsmaßnahme auf die Flexibilität in der Handhabung der freien Tage hingewiesen oder aber auch auf eine Erhöhung des Gleitzeitrahmens. Die Führungskräfte wiesen auf eine schwierigere Terminfindung aller Teammitglieder hin. Sehr positive Auswirkungen der 4-Tage-Woche FLEX wurden bei der Verbesserung der Arbeitsqualität wahrgenommen durch beispielsweise Anpassungen von Prozessen, verbesserte Einsatzplanung, Priorisierungen.

Von Führungskräften, aber auch von Mitarbeiter:innen wurde ferner eine wesentlich höhere Motivation, höhere Eigenverantwortung im Team und in der Selbstorganisation der Mitarbeiter:innen festgestellt. Auch die Zusammenarbeit im Team wurde effektiver und die Kommunikation verbessert. So hat das neue Arbeitszeitmodell ferner auch positive Auswirkungen auf die Worklife-Balance: So wurde ein höherer Erholungseffekt verspürt sowie eine höhere Ausgeglichenheit im Privatleben mit der Familie oder durch mehr Freizeitaktivitäten.

Aufgrund der Anregungen der Mitarbeiter:innen und Führungskräfte wurden Mitte des Jahres Anpassungen vorgenommen wie die leichte Erhöhung des Gleitzeitrahmens oder die Wahlmöglichkeit bei der Planung der freien Tage (feste Tage durch Aufteilung der Teams oder flexible Handhabung über die Woche hinweg). Insgesamt wurde damit auf einige der Wünsche und Anregungen der Mitarbeiter:innen und Führungskräfte reagiert. Bei der Vorstellung der Anpassungen auf der Betriebsversammlung im Mai, die zum 01.06.2024 umgesetzt wurden, war eine klare positive Resonanz der Belegschaft zu erkennen.

Eine weitere klare Tendenz war aus der Befragung im Mai zu erkennen: 107 Mitarbeiter wünschen sich die Beibehaltung der 4-Tage-Woche FLEX, 284 Mitarbeiter die Ausweitung auf die volle 4-Tage-Woche und lediglich 37 die Rückkehr zur 5-Tage-Woche. Wir bleiben gespannt! Im September erfolgt eine weitere Befragung und damit die Entscheidung wie der Pilot in 2025 hinaus fortgeführt wird.

Die Innovationskraft und das Engagement unserer Mitarbeiter:innen sind der Grundstein für den bisherigen und zukünftigen Erfolg der Stadtwerke Pforzheim. Besonders beeindruckend ist, wie die gesamte Belegschaft den Kulturwandel aktiv mitgestaltet und sich offen für neue Modelle und Prozesse zeigt. Die Bereitschaft zur aktiven Teilnahme an Workshops und die konstruktiven Vorschläge zur Verbesserung des 4-Tage-Woche FLEX Modells spiegeln den hohen Grad an Engagement und Innovationsgeist wider, der in unserem Unternehmen herrscht. Dank dieser positiven Haltung unserer Mitarbeiter:innen können wir nicht nur die Herausforderungen der Gegenwart meistern, sondern auch optimistisch in die Zukunft blicken.

Teaserbild Mediathek © SWP Stadtwerke Pforzheim GmbH & Co. KG
Foto Louisa Ellminger © SWP Stadtwerke Pforzheim GmbH & Co. KG