Warum die Bundesstadt Bonn und weitere auf Trustlog vertrauen
Öffentliche Bauverträge werden ab einem bestimmten Auftragswert mit einer Bürgschaft abgesichert. Immer mehr Kommunen und öffentliche Auftraggeber sind hier den Schritt weiter in Richtung Digitalisierung gegangen und stellen Ihre Bürgschaften digital aus. So beispielsweise die Bundesstadt Bonn. Sponsored Post von Trustlog GmbH
Vergabe von Aufträgen: Bundesstadt Bonn ist komplett digital
Das Referat Vergabedienste der Bundesstadt Bonn hatte im Rahmen eines Modellprojektes als erste deutsche Kommune im Juni 2022 die Voraussetzungen geschaffen, um Bürgschaftsurkunden digital zu akzeptieren. Hierzu war es unter anderem notwendig, gemeinsam mit dem Kassen- und Steueramt die haushaltsrechtlich geforderten Prozesse unter Berücksichtigung der Rechnungsprüfung digital nachzubilden. Damit ist auch das letzte Teilstück des städtischen Beschaffungsprozesses digitalisiert. „Bürgschaftsurkunden wurden bislang durch die Banken und Versicherungen in Papierform zur Verfügung gestellt. Ab sofort akzeptiert die Bundesstadt Bonn Bürgschaftsurkunden auch digital – und arbeitet damit bei der Vergabe von Aufträgen komplett elektronisch“, so Christoph Bartscher, Leiter des Referates Vergabedienste der Bundesstadt Bonn, zur Einführung von Trustlog im letzten Jahr. Gerade in der Pandemie hat sich für die mittlerweile über 760 Beschaffer:innen sowie die große Zahl an externen Projektbeteiligten gezeigt, wie wertvoll der elektronische Vergabeworkflow ist.
Trustlog als öffentlicher Digitalisierungshelfer
Hinter der Unterstützung beim Digitalisierungsprozess der Bundesstadt Bonn und vielen weiteren öffentlichen Auftraggeber steht Trustlog. Das als Joint-Venture von R+V und VHV gegründete Unternehmen bietet eine webbasierte Plattform, über die Baubürgschaften rechtssicher und digital empfangen und verwaltet werden können. In einem schlanken End-to-End Prozess bildet Trustlog Bürgschaften über ihren gesamten Lebenszyklus komplett digital ab. „Im Zuge unserer Digitalisierungsstrategie treiben wir die Nutzung von digitalen Modellen und zentralen Plattformen voran. Dazu gehören auch Partnerschaften mit innovativen Projekten wie Trustlog, um den digitalen Workflow insgesamt zu erweitern.“, meint Andreas Irngartinger, Chief Digital Officer bei der DEGES.
Entlastung Ihrer internen Aufwände und einfache Verwaltung
Der Digitalisierungstrend in vielen Ämter-Prozessen geht stetig voran. Die Umstellung auf digitale Bürgschaften ist hierbei ein weiterer wichtiger Schritt. So kann hier in manchen Fällen sogar eine Ausschreibung entfallen. Sie helfen aber zudem durch den Onlinezugriff alle Bürgschaften zu jeder Zeit und von überall, auch aus dem Homeoffice, zu bearbeiten. Durch die Verwaltung an einem Ort ist eine sichere Aufbewahrung und schnelles Auffinden der Bürgschaften kein Problem mehr. Die kostenlose Nutzung der Plattform spart manuelle Aufwände und Versandkosten. Und das Wichtigste: völlig unkompliziert. Entgegen einigen anderen Prozessen sind bei der Nutzung der Trustlog-Plattform weder IT- noch Schulungsaufwand erforderlich, da Trustlog als Software-as-a-Service (SaaS) konzipiert wurde und der Zugriff über alle gängigen Webbrowser erfolgt. Sollten doch einmal Fragen auftauchen, sind die persönlichen Trustlog-Ansprechpartner jederzeit erreichbar.
Ihre Top 4 Entlastungen
Nach der kurzen Einführung stehen Ihnen bereits alle grundlegenden Funktionen zur Verfügung. Von der Annahme der Bürgschaft mit wenigen Klicks über mögliche Korrekturanforderungen bis hin zur (Teil-) Enthaftung zum Ender der Laufzeit. Daneben gibt es weitere Funktionen, die öffentliche Kunden besonders schätzen:
Vertretungsformel für die öffentliche Hand
Als öffentliche Auftraggeber arbeiten Sie häufig in Vertretung für Städte oder Ministerien. Die angegebene Vertretung wird in Trustlog sowohl in der Detail-Ansicht der Bürgschaft als auch im PDF-Dokument angezeigt.
4-Augen-Prinzip
Wenn Sie eine Bürgschaft per Link teilen möchten, können Sie eine Nachricht an den Gast mitsenden. Dies ist der erste Schritt, um für die Freigabe oder Enthaftung einer Bürgschaft ein 4-Augen-Prinzip einzuhalten.
Historiensicht
Alle Aktionen rund um eine Bürgschaft werden in der Historie revisionssicher für Sie protokolliert.
Rechte & Rollen verteilen
Jede Behörde organisiert sich anders. Deswegen bietet Trustlog ein modulares Rechte- und Rollensystem, mit denen Sie sich passende Rollen anlegen können. Auch die Zuordnung von Mitarbeitern zu einzelnen Niederlassungen ist möglich.
Einfache Digitalisierung hält Einzug in Kommunen & Co
Ob die Stadt Bonn, der Landesbetrieb Straßenbau und Verkehr Schleswig-Holstein, die Stadtwerke Düsseldorf, das Landesamt für Straßenbau und Verkehr Mecklenburg-Vorpommern, die DEGES und einige mehr – zahlreiche öffentliche Auftraggeber setzen bereits auf die Vorteile von digitalen Bürgschaften und schnellen Prozessen. Die steigende Akzeptanz und Nutzung digitaler Bürgschaften verdeutlichen, dass der Weg in eine effiziente und moderne Verwaltung, die Zeit und Ressourcen spart, eingeschlagen wurde. Mit einem klaren Fokus auf Benutzerfreundlichkeit wird weiterhin daran gearbeitet, den Anwendern eine so einfache und unkomplizierte Lösung wie möglich zu bieten.
Weitere Informationen
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Thomas Hilse ist Senior Customer Success & Sales Manager bei der Trustlog GmbH und berät und betreut seine Kunden im Bereich digitales Bürgschaftsmanagement. Zuvor arbeitete er in verschiedenen Stationen im Sales- und Key-Account, sowie als Project Coordinator.
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