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Was auf Unternehmen zukommt: EU-Vorgaben, neue nationale Regelungen & Führungsfragen

Die EU gibt die Richtung vor: Mit dem EU AI Act und der Entgelttransparenzrichtlinie stehen Unternehmen vor neuen gesetzlichen Anforderungen. Gleichzeitig gewinnt der souveräne Umgang mit herausfordernden Mitarbeitenden weiter an Bedeutung für Personalverantwortliche. Entlastung verspricht hingegen das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) – ebenso wie geplante Anpassungen im Nachweisgesetz. Sponsored Post von PricewaterhouseCoopers GmbH WPG

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, betriebliche Prozesse zu analysieren, Strukturen zu modernisieren und Führungskräfte gezielt zu stärken – um nicht nur rechtssicher zu handeln, sondern auch aktiv von den neuen Regelungen zu profitieren.

Der EU AI Act: Regeln für den KI-Einsatz im Betrieb

Seit dem 1. August 2024 ist die europäische Verordnung über künstliche Intelligenz (KI-Verordnung) in Kraft getreten und betrifft Akteure, die Künstliche Intelligenz (KI) verwenden, in unterschiedlicher Weise – sei es im Rahmen der Personalgewinnung, bei Kundenservices oder internen Prozessen. Ziel der Verordnung ist es, risikobehaftete KI-Anwendungen strenger zu regulieren und einen verantwortungsvollen Umgang zu fördern.

Ab dem 2. August 2026 gelten zudem die Pflichten für Betreiber von Hochrisiko-KI-Systemen. Für viele Betriebe bedeutet das: Sie müssen künftig genau prüfen, ob ihre eingesetzten KI-Systeme als „hochrisikobehaftet“ eingestuft werden. Dazu zählen etwa automatisierte Bewerbungsscreenings oder Entscheidungsunterstützungen im Personalbereich. Daneben müssen Dokumentations- und Transparenzpflichten eingehalten werden: Unternehmen müssen die Funktionsweise ihrer KI-Systeme dokumentieren lassen und Nutzer über den Einsatz von KI informieren, insbesondere bei automatisierten Entscheidungen. Ein Verstoß gegen die Pflichten kann Geldbußen von bis zu 35 Millionen Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes zur Folge haben – eine frühzeitige Vorbereitung lohnt sich also! Hinsichtlich der Haftung für KI-Nutzung lässt eine eindeutige gesetzliche Regelung auf sich warten, hier greift weiterhin der innerbetriebliche Schadensausgleich. Um sich in Sicherheit zu wiegen, werden verschiedene Maßnahmen vorgeschlagen, um potentielle Risiken zu vermeiden.

Entgelttransparenzrichtlinie: Fairness auf dem Prüfstand

Ein weiterer Meilenstein ist die neue Entgelttransparenzrichtlinie der EU, die bis 2026 in nationales Recht umgesetzt werden muss. Ihr Ziel: Geschlechterungleichheiten bei der Bezahlung beseitigen. Endlich greift nun der Koalitionsvertrag der 21. Legislaturperiode zwischen CDU, CSU und SPD dieses Ziel auf, nämlich „gleichen Lohn für gleiche Arbeit für Frauen und Männer bis 2030“. Unternehmen sollten frühzeitig beginnen, sich auf die Umsetzung vorzubereiten und sich bereits jetzt mit den Hauptpunkten der Richtlinie auseinandersetzen.

Die wesentlichen Hauptpunkte der Richtlinie sind:

Berichtspflichten: Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitenden müssen regelmäßig über das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle berichten. Mitgliedstaaten können auch die Einbeziehung von Unternehmen mit weniger als 100 Arbeitnehmenden regeln – wie die Regierung dies umsetzt, bleibt abzuwarten
Auskunftsansprüche: Arbeitnehmer:innen können Informationen über die Entgeltstruktur und Vergleichsgehälter einfordern
Sanktionen: Verstöße gegen die Richtlinie können zu Bußgeldern führen

Für die Praxis heißt das: Bestehende Entgeltstrukturen sollten auf ihre Transparenz und Fairness hin überprüft und gegebenenfalls an die neuen gesetzlichen Vorgaben angepasst werden. Gleichzeitig empfiehlt es sich, Personalabteilungen regelmäßig zu schulen, um auf zukünftige Auskunftsverlangen souverän reagieren zu können. Um Diskriminierung wirksam vorzubeugen, sollten auch die internen Prozesse kritisch hinterfragt und gezielt weiterentwickelt werden. Doch wie setzt man das in die Praxis um?

Schwierige Arbeitnehmer:innen – Konflikte lösen und Prävention stärken

Schwierige Arbeitnehmer:innen können das Betriebsklima belasten und die Produktivität beeinträchtigen. Ein professioneller Umgang ist entscheidend, um Konflikte zu lösen und rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Anhand ausgewählter Beispiele aus der Praxis können wir Ihnen vermitteln, welche Schritte helfen, solche sensiblen Situationen professionell gut zu bewältigen.

Bürokratieentlastungsgesetz IV und Änderungen im Nachweisgesetz: Mit der digitalen Unterschrift zu weniger Bürokratie

Ein wenig aufatmen können Unternehmen hingegen in Sachen Bürokratie – das Bürokratieentlastungsgesetz IV und diverse Änderungen im Nachweisgesetz sollen einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung markieren und bürokratische Hürden abbauen, etwa durch digitale Arbeitsunfähigkeitsmeldungen, vereinfachte Meldepflichten und die Abschaffung bestimmter Schriftformerfordernisse.

Bisher mussten Arbeitsverträge und Änderungen in Schriftform übergeben werden – also auf Papier mit Unterschrift. Künftig soll der Nachweis auch digital möglich sein, z. B. per qualifizierter elektronischer Signatur. Das spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern ermöglicht auch eine effizientere Integration neuer Mitarbeitende – gerade in hybriden oder digitalen Arbeitsumgebungen. Unternehmen sollten dennoch sicherstellen, dass alle arbeitsrechtlichen Inhalte weiterhin vollständig und rechtssicher dokumentiert werden.

Ausblick in die Zukunft: Was der Koalitionsvertrag für Beschäftigte und Arbeitgeber:innen bedeutet

Besonderes Augenmerk sollte mithin auf den neuen Koalitionsvertrag von CDU, CSU und SPD gerichtet werden. Neben der Entgelttransparenzrichtlinie greift dieser weitere wichtige und praxisrelevante Themen auf: Wie sieht es mit der Vergütung von Mehrarbeit und Arbeitszeitprämien aus? Welche Änderungen ergeben sich in Hinblick auf die Arbeitszeit? Und wie soll die Tarifbindung konkret gestärkt werden?

Fazit

Die vielseitigen neuen Regelungen und Veränderungen erfordern von Unternehmen eine proaktive Herangehensweise. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre internen Prozesse zu überprüfen, sich rechtlich abzusichern und den Überblick über künftig eintretende Pflichten zu behalten!

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